Despesas não documentadas vs Despesas indevidamente documentadas

Despesas Não Documentadas e Indevidamente Documentadas: O que deve saber para evitar custos fiscais desnecessários

Na contabilidade empresarial, a correta documentação das despesas é um dos pilares fundamentais para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e evitar encargos adicionais com a Autoridade Tributária. Dois conceitos frequentemente confundidos — mas com consequências distintas — são as despesas não documentadas e as despesas indevidamente documentadas. Vamos esclarecer.

O que são Despesas Não Documentadas?

São aquelas que não têm qualquer suporte documental que comprove a sua existência ou finalidade. Falamos, por exemplo, de pagamentos em numerário sem recibo, despesas com refeições sem fatura, ou aquisições sem qualquer comprovativo.

Consequência fiscal? Estas despesas:

• Não podem ser deduzidas como custo fiscal.

• Estão sujeitas a tributação autónoma agravada à taxa de 50%.
  Ou seja, além de não reduzir o lucro tributável, ainda geram um imposto adicional.

E as Despesas Indevidamente Documentadas?

Neste caso, existe documentação — geralmente uma fatura —, mas essa documentação apresenta problemas que a tornam inválida para efeitos fiscais. Exemplos:

• Faturas emitidas por empresas fictícias ou inativas;

• Despesas sem ligação à atividade da empresa;

• Faturas emitidas em nome de terceiros ou com dados incorretos.

Estas despesas também não são fiscalmente aceites e podem motivar ações de inspeção, correções e coimas por parte da Autoridade Tributária.

Como prevenir problemas?

• Exija sempre faturas completas e corretas.

• Confirme que o fornecedor é uma entidade ativa e válida.

• Mantenha os documentos organizados e acessíveis.

• Sempre que tenha dúvidas, consulte o seu contabilista.

Conclusão

A gestão adequada da documentação das despesas não é apenas uma questão administrativa: é uma estratégia essencial para a sustentabilidade fiscal da empresa. Evitar despesas mal documentadas é evitar problemas futuros, penalizações e custos adicionais.

Por Patricia Paiva em 25/08/2025